Bài viết này là bài thứ hai trong loạt bài về những gì một công ty cần hoặc không cần đối với kế toán (và tài chính) dựa trên giai đoạn của nó. Các công ty thường đầu tư quá nhiều hoặc không đủ vào hoạt động kế toán của họ.
Đối với mục đích của bài viết này là xác định một công ty đang tìm mức tăng Series A – nhà đầu tư tổ chức đầu tiên của mình. Đến thời điểm này, công ty nên có một bằng chứng về khái niệm, không chỉ là một ý tưởng mơ hồ nữa. Lý tưởng nhất là công ty đã có khách hàng và doanh thu. Dù vậy, việc tìm kiếm và có được các nhà đầu tư tổ chức sẽ thay đổi rất nhiều trọng tâm của một tổ chức tài chính.
Trước khi đi sâu hơn, hãy thảo luận về nhà đầu tư tổ chức là gì và nó khác với bạn bè và gia đình như thế nào. Sự khác biệt lớn nhất là một nhà đầu tư tổ chức thường đầu tư bằng tiền của người khác. Do đó, nó có các quy trình, số liệu và báo cáo riêng vì nó phải chịu trách nhiệm trước các nhà đầu tư của mình. Do đó, các nhà đầu tư tổ chức sẽ cần báo cáo từ công ty của bạn và có thể thúc đẩy bạn đạt được hiệu quả tài chính tốt hơn. Sau đó, điều này đòi hỏi bạn phải có đội ngũ tài chính và kế toán phù hợp để hỗ trợ những nhu cầu này.
Các vấn đề chính về tài chính và kế toán
Giống như các công ty ở giai đoạn đầu, một vấn đề tài chính và kế toán quan trọng là dòng tiền. Đảm bảo bạn triển khai vốn và theo dõi các chỉ số tiền mặt (tỷ lệ chi tiêu và hoàn thành mục tiêu) là rất quan trọng. Nhưng kỳ vọng bây giờ là sử dụng tiền mặt của bạn hiệu quả hơn và chỉ ra một con đường để tăng trưởng và sinh lời một cách thông minh.
Hiệu quả sử dụng tiền mặt có thể có nhiều dạng, và với mục đích minh họa, chúng ta hãy thảo luận về một trong những dạng phổ biến nhất: chi phí sở hữu khách hàng (CAC). Điều rất thú vị về CAC là nó yêu cầu một số mục dữ liệu khác nhau. Bạn phải theo dõi khách hàng và các khoản chi tiêu khác nhau để thu được khách hàng và áp dụng phương pháp phân bổ. Bạn cũng sẽ cần giải thích phương pháp đó và cách tính toán của nó, đồng thời ghi chép nó vào sổ sách, hồ sơ và các báo cáo khác của bạn vì CAC không phải là một tỷ lệ sổ cái chung đơn thuần. Kết quả rút ra là việc hỗ trợ các nhà đầu tư tổ chức đòi hỏi nhiều kỹ năng, năng lực và quy trình hơn so với một công ty ở giai đoạn đầu.
Điều này có ý nghĩa gì đối với kế toán?
Các hoạt động kế toán trở nên nghiêm túc và quan trọng hơn rất nhiều khi một công ty phát triển. Thay vì chỉ quản lý dòng tiền, bạn có ba trọng tâm mới chính: GAAP (các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung), hỗ trợ hoạt động và phân tích.
• Tuân thủ GAAP: Tuân thủ GAAP quan trọng hơn khi một công ty phát triển và thực sự phụ thuộc vào cơ sở nhà đầu tư và kế hoạch vốn trong tương lai của bạn. Nếu cơ sở nhà đầu tư của bạn không yêu cầu kiểm toán và bạn không có kế hoạch huy động vốn trong tương lai gần, thì việc tuân thủ GAAP nghiêm ngặt không quan trọng bằng. Nhớ rằng bàn thắng tuyệt đỉnh của GAAP là để “đảm bảo báo cáo tài chính của một công ty là hoàn chỉnh, nhất quán và có thể so sánh được” cho một nhà đầu tư. Vì vậy, nếu các nhà đầu tư nhắm mục tiêu hiện tại hoặc tương lai của bạn quan tâm đến GAAP, bạn cũng cần phải quan tâm. Yếu tố thúc đẩy sau đó là bạn cần bắt đầu quan tâm đến khoảng thời gian nào. Một nguyên tắc chung là đảm bảo GAAP được phản ánh trong các kỳ tài chính sẽ được kiểm toán hoặc xem xét bởi một bên ngoài (ví dụ: công ty CPA). Điều cuối cùng bạn muốn đối mặt trước khi tăng vốn là điều chỉnh lại tất cả các khoản tài chính của bạn.
• Các nhu cầu về nghiệp vụ kế toán: Hỗ trợ tuân thủ GAAP yêu cầu nâng cấp hoạt động kế toán của bạn. Mặc dù bạn có thể dành một lượng lớn thời gian và tài nguyên để trở thành và vẫn tuân thủ GAAP, nhưng các mục sau là quan trọng nhất cần xử lý:
- Ghi nhận doanh thu: đặc biệt nếu bạn có dịch vụ đăng ký hoặc kết hợp giữa phần cứng và phần mềm.
- Đối sánh chi phí: thường liên quan đến việc đối chiếu chi phí với doanh thu mà nó tạo ra (ví dụ: giá vốn hàng bán và hoa hồng).
- Quản lý bảng vốn hóa: vì vậy bạn có một hồ sơ rõ ràng về việc ai sở hữu bao nhiêu cổ phiếu của công ty, bao gồm tất cả các chứng khoán có thể chuyển thành vốn chủ sở hữu (ví dụ: quyền chọn, nợ chuyển đổi, chứng quyền và ghi chú SAFE). Khả năng là bạn sẽ không triển khai fintech để quản lý các quy trình này, vì vậy bạn sẽ phải theo dõi chúng theo cách thủ công. Ví dụ: ở giai đoạn này, mô hình thác nước doanh thu thường được lưu trên một bảng tính. Đảm bảo rằng bạn có tổ chức và có bảng tính cũng như giấy tờ công việc dễ theo dõi.
• Hỗ trợ phân tích: Điều này trở nên phù hợp khi bạn có các số liệu và báo cáo yêu cầu dữ liệu ngoài báo cáo tài chính chuẩn từ sổ cái (ví dụ: báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ). Phần lớn chức năng này tập trung vào việc thu thập dữ liệu hoạt động, làm phong phú dữ liệu tài chính và có thể dịch và đối chiếu cả dữ liệu kế toán. Điều này thực sự khó hơn nhiều so với việc phân tích dữ liệu.
Loại nhân viên tài chính và kế toán bạn cần trong công ty A Series A
Bên cạnh một người ghi sổ hoặc kế toán, bạn cũng sẽ cần một người kiểm soát bán thời gian để quản lý việc đóng hàng tháng và tuân thủ GAAP. Bạn cũng sẽ cần một người sở hữu dữ liệu hoạt động bán hàng và có thể đảm bảo dữ liệu đó được phản ánh chính xác trong sổ cái chung của bạn. Trừ khi các nhà đầu tư yêu cầu hoặc bạn muốn chạy các phân tích kịch bản, bạn có thể không cần chức năng báo cáo. Tuy nhiên, có thể bạn sẽ cần một số hỗ trợ từ CFO để giúp bạn huy động vốn trong vòng tiếp theo. Mức độ hỗ trợ cần thiết sẽ phụ thuộc vào mức độ yêu cầu báo cáo và phân tích tài chính.
